Communicatie

Communicatiematrix

Hieronder kan je een communicatiematrix vinden van alle communicatie die de school voert. 

Netwerkthermometer

SMARTI-doelen

Voor de leerlingen: 

Binnen drie weken na de lancering van het digitaal meldpunt heeft minstens 80% van de leerlingen via Smartschool en affiches duidelijk begrepen hoe en waarvoor ze het meldpunt kunnen gebruiken, zodat alle leerlingen weten hoe ze laagdrempelig zorgvragen kunnen melden.

Voor het zorgteam: 

Binnen één maand na de lancering kan het zorgteam zelfstandig meldingen uit het digitale meldpunt raadplegen, filteren en opvolgen volgens de nieuwe uniforme werkwijze, zodat zij meldingen tijdig kunnen verwerken zonder werkdruk te ervaren.

Voor ouders: 

Binnen de eerste maand na lancering ontvangen de ouders een nieuwsbrief met duidelijke uitleg over het meldpunt, zodat ook de ouders weten hoe ze hun kind kunnen ondersteunen bij het melden van zorgvragen.

Communicatieplan

Het doel van dit communicatieplan is om het initiatief van een digitaal meldpunt voor zorgvragen binnen de school helder te communiceren naar alle betrokken stakeholders. De focus ligt hierbij op het creëren van een laagdrempelige, gestructureerde en inclusieve aanpak om leerlingen sneller toegang te geven tot zorg, terwijl de werkdruk voor het zorgteam aanvaardbaar blijft.

1. Communicatiedoelstellingen

• Leerlingen informeren over het bestaan, de werking en het doel van het digitaal meldpunt.
• Het zorgteam informeren over de werkwijze, opvolging en prioritering van meldingen.
• Ouders inlichten over hoe zij hun kind kunnen ondersteunen bij het melden van zorgvragen.
• De directie en CLB op de hoogte houden van voortgang en evaluatie van het meldpunt.

2. Stakeholders en hun belangen

• Leerlingen: Drempel verlagen om hulp te vragen, duidelijkheid over hoe en wanneer ze meldingen kunnen doen.
• Zorgteam (leerlingenbegeleiders, prefectuur): Overzicht behouden, werkdruk verminderen, uniforme opvolging.
• Leerkrachten: Informatie over hoe ze signalen kunnen melden en hoe meldingen worden opgevolgd.
• Ouders: Informatie over het meldpunt en hoe zij hun kind kunnen ondersteunen.
• Directie: Bewaking van de implementatie en evaluatie van het meldpunt.
• CLB: Ondersteuning bij specifieke casussen en samenwerking met het zorgteam.

3. Communicatiemiddelen

• Smartschool: Voor digitale berichten naar leerlingen, ouders en leerkrachten.
• Affiches en flyers: Voor zichtbaarheid in gangen en klassen.
• Infographic en handleiding: Voor visuele uitleg over het meldpunt voor leerlingen en ouders.
• Teams-overleg: Voor coördinatie met het zorgteam, directie en CLB.
• Nieuwsbrief: Om ouders en leerkrachten op de hoogte te brengen.
• E-mail: Voor individuele opvolging van meldingen en communicatie met CLB.

4. Timing

• Reeds uitgevoerd: Start bevraging leerlingen en zorgteam, analyse van beginsituatie.
• Reeds uitgevoerd: Bespreking voorstel meldpunt op zorgteamoverleg, feedback verwerken.
• Reeds uitgevoerd: Ontwerp van het meldpunt; testfase met zorgteam.
• Einde schooljaar: Instructie aan zorgteam op vergadering.
• September 2025: Communicatiecampagne naar leerlingen (Smartschool, affiches, flyers).
• September 2025: Nieuwsbrief naar ouders (uitleg meldpunt, QR-code handleiding).
• Oktober 2025: Evaluatiemoment met zorgteam en directie.

5. Waarom?

• Waarom communiceren? Om alle stakeholders bewust te maken van het nieuwe meldpunt, hoe het werkt en hoe het hun specifieke noden kan ondersteunen.
• Waarom dit initiatief? Om de drempel voor leerlingen om zorgvragen te melden te verlagen, terwijl het zorgteam de instroom van meldingen beter kan plannen en opvolgen. Dit sluit aan bij de visie van de school om zorg op maat aan te bieden en welzijn centraal te stellen als voorwaarde voor leren.

Evaluatie communicatieplan

Aangezien het initiatief voor het digitaal meldpunt pas volgend schooljaar zal starten, kan er nog geen definitieve evaluatie van de communicatie worden uitgevoerd. Wel kan er een denkoefening gemaakt worden van de verwachte impact en mogelijke evaluatievragen:

• Heb je iedereen bereikt die je wilde bereiken?
  In theorie zou het communicatieplan alle relevante doelgroepen moeten bereiken via Smartschool, affiches, nieuwsbrieven en Teams-meetings. Ze zouden iedereen moeten bereiken aangezien de communicatie gebeurt via de door hen vertrouwde kanalen (zoals je eerder al kon zien in de communicatiematrix). Om dit te verifiëren, kan na de lancering een korte enquête verspreid worden naar leerlingen, ouders, leerkrachten en het zorgteam. Vragen kunnen zijn: 'Weet je waarvoor het meldpunt dient?', 'Heb je de informatie ontvangen via de aangegeven kanalen?' en 'Voel je je voldoende geïnformeerd over hoe je het meldpunt kunt gebruiken?'
• Wat vonden de stakeholders van de communicatie?
  Een evaluatiemoment met het zorgteam kan waardevolle feedback opleveren over de bruikbaarheid van de handleiding en de uniformiteit van de werkwijze. Ouders kunnen via een kort feedbackdocument gevraagd worden hoe duidelijk zij de informatie in de nieuwsbrief vonden. Leerlingen kunnen via een digitale poll aangeven hoe nuttig zij de affiches, flyers en Smartschoolberichten vonden alsook de mondelingen toelichting in de klas. De leerkrachten kunnen dan weer rechtstreeks feedback geven tijdens de vergadering waarop zij worden geïnformeerd over het initiatief.
• Wat vond je er zelf van?
  Reflectie kan plaatsvinden via een zelfevaluatie: Wat verliep volgens planning? Welke kanalen bleken effectief? Werden sommige doelgroepen over het hoofd gezien? Dit kan gekoppeld worden aan feedback van de directie en zorgcoördinator over de uitvoering van het communicatieplan.
• Zou je iets aanpassen in de toekomst?
  Op basis van de feedback kan beslist worden om de communicatiekanalen aan te passen. Als blijkt dat leerlingen weinig aandacht hebben besteed aan de affiches, kan meer ingezet worden op klasbezoeken door het zorgteam. Indien ouders aangeven dat de nieuwsbrief onvoldoende duidelijk was, kan een aanvullende informatieavond of een kort instructiefilmpje overwogen worden.