Innovatie
Het verandermodel van Kotter
Voor mijn initiatief heb ik gekozen voor het vernieuwingsmodel van Kotter. Dit model wordt vaak gebruikt bij veranderingsprocessen binnen organisaties, zoals scholen, bedrijven of zorginstellingen. Het Kotter-model is een klassiek verandermodel dat beschrijft hoe je een verandering succesvol implementeert in acht opeenvolgende stappen. Het is ideaal voor structurele innovaties zoals bijvoorbeeld mijn digitaal meldpunt. Hieronder licht ik eerst even kort de acht stappen toe alvorens ik ze link aan mijn eigen initiatief.
- Stap 1: Nood: Mensen moeten inzien dat verandering nodig is. Zo worden ze overtuigd van het belang van handelen. Doe dit door in dialoog te gaan en te bespreken wat het mogelijke probleem is of waar de bedreigingen liggen.
- Stap 2: Team samenstellen: Breng een sterk team samen dat de verandering ondersteunt. Bij voorkeur wordt deze coalitie samengesteld uit medewerkers vanuit verschillende functies en posities om zo verschillende inzichten te kunnen combineren.
- Stap 3: Ontwikkelen visie en strategie: Geef richting aan de verandering. Door de visie helder te formuleren, wordt deze voor iedereen duidelijk en helder en weet iedereen wat we met de verandering willen bereiken.
- Stap 4: Communiceer de visie: Breng de boodschap duidelijk en herhaald over. Zorg dat iedereen begrijpt waarom de verandering nodig is.
- Stap 5: Zorgen voor draagvlak: Haal belemmeringen weg die mensen tegenhouden. Dit kunnen zowel praktische als psychologische barrières zijn. Op deze manier zie je ook wie zich al dan niet nog verzet tegen de vernieuwing.
- Stap 6: Successen creëren: Zorg snel voor zichtbare, haalbare resultaten. Vier kleine successen, zodat het geloof in de verandering groeit. Dit motiveert mensen om mee te blijven doen.
- Stap 7: Doorzetten: Laat het niet verslappen na de eerste successen. Gebruik het momentum om verder te verbeteren.
- Stap 8: Borgen: Maak van de verandering het nieuwe normaal. Zorg dat de visie zichtbaar blijft in gedrag, gewoontes en beleid.
Link tussen initiatief en het verandermodel van Kotter
Zoals hierboven reeds vermeld link ik hieronder mijn eigen initiatief - het digitaal meldpunt - aan het verandermodel van Kotter. Ik vul dus de acht stappen van het model in voor mijn initiatief en licht deze kort toe.
- Stap 1: Nood: Bij het begin van mijn stage viel het meteen op dat het zorgteam een zeer grote rol speelt voor de leerlingen. Ik ervaarde zelf meteen dat het drukke dagen zijn en dat het soms moeilijk is om prioriteiten te stellen of om aan één opdracht tegelijk te kunnen werken. Na een bevraging bij de collega's van leerlingenbegeleiding en prefectuur werd dit ook bevestigd. Zij gaven aan zelf ook nog altijd met dit probleem te kampen. Hiernaast zijn er ook nog de leerlingen die door de drukte in het zorgteam niet naar ons durven komen. Ze wachten met hun vraag of probleem omdat ze denken dat wij het te druk hebben of hun vraag of probleem niet ernstig genoeg is in vergelijking met dat van andere leerlingen. De nood ligt dus vooral bij het doen kelderen van werkdruk en werklast bij de collega's van het zorgteam en de zorg toegankelijk maken voor alle leerlingen.
- Stap 2: Team samenstellen: Uiteraard ben ik als initiatiefnemer zelf onderdeel van het team. Hiernaast maken ook de leerlingenbegeleiding en de prefectuur deel uit van het team. Dit aangezien het initiatief voor hen wordt opgericht en zij kunnen spreken vanuit hun ervaringen en bevindingen. Mogelijks zou na het uitwerken van het project ook de ICT betrokken kunnen worden in dit team aangezien het gaat om een digitaal initiatief en er eventueel nog ondersteuning voorzien zal moeten worden.
- Stap 3: Ontwikkelen visie en strategie: Met dit team zijn we dan ook vervolgens gaan kijken om onze visie en strategie duidelijk te stellen. Met onze visie willen we dat alle leerlingen op een eenvoudige en laagdrempelige manier de weg naar het zorgteam vinden door middel van een digitaal meldpunt om zo tijdig zorg toe te kunnen dienen zonder dat er tijd verloren gaat. Bijkomend willen we door het digitaal meldpunt ook de werkdruk en werklast bij de collega's van het zorgteam verlagen. Deze visie sluit perfect aan bij het zorg- en inclusiebeleid van de school.
- Stap 4: Communiceer de visie: Aangezien het initiatief pas volgend schooljaar zal worden toegelicht is er momenteel nog geen communicatie gebeurd buiten het team. Bij de afronding van het schooljaar zullen de leerkrachten op een vergadering geïnformeerd worden. Bij de start van het nieuwe schooljaar zullen de leerlingen worden ingelicht tijdens het overlopen van de weekberichten in de klas.
- Stap 5: Zorgen voor draagvlak: Door voor de leerlingen de drempel te verlagen naar een digitaal platform, hoeven ze niet meer de fysieke stap tot hulp te zetten naar de leerlingenbegeleiding zelf. Dit is een stuk anoniemer aangezien niemand hen die stap ziet zetten. Voor het team zelf verlagen we de werklast door alles digitaal bij te houden waardoor het overzichtelijker en gestructureerder info ziet samen komen. De gegevens worden voor hen verzameld waardoor ze dit niet zelf meer moeten doen.
- Stap 6: Successen creëren: Aangezien het initiatief pas volgend schooljaar van start gaat is het moeilijk om nu al kleine successen te zien. Daarom volgt er na mijn uitwerking van het digitaal meldpunt een kleine teamvergadering waarop ik het meldpunt voorstel en de collega's kunnen zien wat het voor hen en de leerlingen kan bijbrengen.
- Stap 7: Doorzetten: Aangezien het initiatief zorgt voor het verlagen van de werkdruk en werklast, zijn de collega's gemotiveerd om na het einde van mijn stage zelf te kijken naar wat er nog anders of beter kan.
- Stap 8: Borgen: Het initiatief zal vanaf volgend schooljaar mee opgenomen worden in het zorgbeleid van de school als een effectief onderdeel van deze zorg. Hiernaast komt er elk schooljaar een introductie aan de nieuwe leerlingen en de leerlingen van het eerste jaar. Verder maken we het ook zichtbaar door het initiatief op smartschool te plaatsen en affiches op te hangen in het schoolgebouw.